Cum să comunici eficient în condiții dificile cu echipa ta

Text publicat în PINmagazine, nr.18/2022, în secțiunea Management

Autor: Letiția Lucescu, PhD

“Știi bancul cu <we need to talk>?” începe Dinu prima sesiune de coaching de după vacanță- “Wife to husband: when you finish watering the plants we need to talk. Four days later, husband is still watering the plants”.

Dinu evită să vorbească “pe șleau” cu cei din echipa sa. Spune că nu vrea să-i rănească, ori să-i pună în defensivă. De fapt, nu-i place cum se simte el atunci când ceilalți ripostează, ori își spun direct, opinia.
E suficient să citești câteva comentarii la o postare pe Facebook și să-ți dai seama ce ușor este să muști din momeala sarcasmului, ironiilor sau înjurăturilor și să te trezești în cu totul altă conversație decât cea pe care ai deschis-o.

Cu atât mai minat emoțional este terenul atunci când în fața ta sunt colegii cu lucrezi în echipă și, de teamă să nu-i superi, îți dregi vocea, îți cauți cuvintele și te străduiești să-ți aduci aminte care este formula feedback-ului constructiv.

Nu mai bine udăm noi niște plante?

Asta până când îți dai seama că doar tu ești responsabil de felul în care te simți și nu mai trebuie să mergi ca pe coji de ouă. Nu pe ceilalți îi protejezi, ci pe tine.

Ce-i de făcut? Clarifică atent:

situația:
- ce anume se întâmplă și nu ar trebui să se întâmple,
- ce anume nu se întâmplă și ar trebui să se întâmple,
- care sunt efectele asupra relației, asupra a ceea ce facemîmpreună, asupra rezultatului.

Mulți dintre noi ne grăbim să oferim o soluție fără să clarificăm ce anume se întâmplă și ce nu se întâmplă. Pe drum apar tot felul de confuzii și, când nu înțelegem realitatea, ne este mai simplu să credem în conspirații, intenții ascunse sau în iele.

intenția

Așa vei reuși să nu te confiște emoțiile ce ți se vor arăta pe durata întâlnirii.
Intenția este mai puternică și are mai multe fațete decât obiectivul în sine. Consideră intenția ca pe un obiectiv însuflețit, căci intenția ia în seamă și binele tău, dar și pe al celuilalt, al echipei și al conversației în sine.
Obiectivul se referă la rezultat.
Și intenția este despre rezultat, dar poartă cu sine și întrebarea despre ce vreau eu să fie această experiență emoțională. Odată ce transmiți celuilalt intenția ta, îi spui, practic, în ce direcție se îndreaptă discuția, astfel încât să nu se îngrijoreze și să poată fi prezent în conversație.
Construiești siguranță psihologică și arăți Nordul: mergem înspre acolo, dar, dacă ne rătăcim, căutăm împreună Nordul.

Primul pas:

Atenție la terenul minat:

Înainte de a-ți exprima intenția asigură-te de igiena ta emoțională.
Dacă încă păstrezi ranchiună, dacă încă ești nervos sau frustrat din pricină că se comportă agresiv, că te-a nedreptățit sau că nu și-a documentat suficient raportul înainte de a-l preda, atunci nu ești pregătit să conduci o discuție dificilă.
Curăță-te de resentimente, de nervi, de vină, de reproșuri înainte de a-i “ajuta”.

Al doilea pas:

“Vară dragă, ai sosit

Cu grâul îngălbenit,

Cu cireșe roșioare

Coapte și gustoase

(…)

Tu aduci căldură mare

Și mult soare zi de zi.”

După modelul lui Vasile Alecsandri, descrie comportamentele și nu da sentințe:

Sentință ———–> schimba cu ——> descrierea Comportamentului

Ești agresiv/ă L-ai întrerupt pe Carol de trei ori la ultima ședință.

Nu te interesează În timp ce discutam, ai scris la computer.

Ai tupeu Ai depășit termenele de predare de două ori în ultima etapă de proiect.

Al treilea pas:

Vorbește despre ce vrei să obții:

Deseori ne concentrăm pe obstacole, în loc să exprimăm ceea ce vrem să obținem. De pildă ne plângem de prețul benzinei, în loc să vorbim despre ce anume ne face să plecăm împreună în vacanță, și acest lucru se reflectă în cuvinte:

Nu vreau să ne certăm ———-> schimba in ———> Vreau să găsim o soluție

Nu vreau să-i mai iei de sus pe colegi Vreau să-i încurajezi pe colegi

Nu vreau să te mai aud bodogănind Vreau să aud ideile și soluțiile tale

Sigur, așa ne-am obișnuit și ne este mai ușor. Când te surprinzi spunând “nu vreau să…”, fă o piruetă și adaugă ” ceea ce vreau, însă, este să…”

“Tibi, intenția mea este să vorbim despre cum să lucrăm bine împreună. Am observat că, atunci când intervine Alma, îți dai ochii peste cap, începi o propoziție în șoaptă și o lași neterminată. Nu vreau să te simți inconfortabil în fața colegilor, însă ce vreau este să avem discuții mai deschise și cu substanță.”

Obișnuiește-te să gândești în termeni de oameni, productivitate, profit

Și ce dacă Tibi își dă ochii peste cap, Carol întârzie, iar Alma nu se documentează suficient înainte de a trimite raportul? Doar pentru că te irită pe tine nu înseamnă că ai suficiente motive să cheltui atâta energie cât să pornești o conversație care se anunță dificilă. Poți foarte bine să lucrezi cu percepțiile tale, să înțelegi diferențele dintre un stil de lucru și altul, să empatizezi, să asculți mai mult.

Dacă însă toate cele de mai sus au un impact asupra relațiilor din echipă sau asupra rezultatelor echipei, atunci știi că astfel de comportamente induc un climat toxic care va

eroda încrederea, că întârzierile alimentează nemulțumirea clienților și că documentațiile incomplete pot costa întreaga afacere.

Întocmește o listă cu 4-5 obiective importante pentru organizația ta, în legătură cu:

climatul de lucru
vânzări/ profit
brand, reputație, loialitate
risc, siguranță.

Întoarce-te la clarificarea situației: este o problemă de comportament sau de performanță? Decide în ce fel afectează obiectivele pe care le considerați prioritare în organizație/echipă. Clarifică Nordul și formulează-l curat. We need to talk 🙂

Cum să comunici eficient în condiții dificile cu echipa ta

Link-uri utile

Blog

Detalii contact